Affärskultur runt Östersjön – en kulturell kompass.

Ska du göra affärer med utländska partners i ett land någonstans runt Östersjön? Då ska du vara beredd på att även om vi verkar vara lika och se saker på samma sätt, finns det ändå saker som skiljer oss åt. Var beredd på kulturella egenheter! Slösa till exempel inte bort tid på kallprat i Skanidinavien eller Tyskland, se winwin-sitautioner i Finland som mål, och undvik diskussioner om politik och historia i Litauen och Polen.

Som en del av projektet IRIS (2017–2021), intervjuade Dalarna Science Park med 13 projektpartners i 10 länder, lokala företag i respektive hemland för att ta reda på hur den aktuella affärskulturen ser ut. I texten gör vi en överblick av svaren och dokumentet i sin helhet hittar du HÄR. Dokumentet baseras uteslutande på deltagarnas och deras klienters egna erfarenheter och uppfattningar om affärskulturen i det egna landet.

Variationer inom länderna

Något alla partners kom fram till, var att det finns variationer i hur affärskulturen fungerar beroende på vilken generation man är uppväxt i, vilken del av landet man befinner sig, om det gäller kultur på landsbygden eller staden samt vilken bransch det handlar om. Vi har sammanställt de mest övergripande insikterna som verkar gälla oavsett de inhemska variationerna.

Tydlighet eller artiga omskrivningar?

I de 10 länderna var alla företag överens om att uppriktighet, artighet och att vara ”rakt på sak”, är de mest uppskattade kvaliteterna när man ska göra affärer. Det finns dock grader av rakhet och tydlighet och ska man göra affärer bör man vara lyhörd och notera vad den andra parten pratar om och hur de uttrycker sig.

I Skandinavien är det vanligt att människor uttrycker sig tydligt och precist under möten även om man också uppskattar inslag av humor och gillar att småskämta. Däremot är man inte lika road av kallprat och personliga frågor och detsamma gäller i Tyskland. Det beror på att man anser att tiden är värdefull och att det kan vara respektlöst att prata bort den när man avsatt tid för viktiga förhandlingar. Ska du till Litauen, Polen, Lettland eller Kaliningrad Region, Ryssland kan du vara mer avslappnad. Småprat om hobbies, sport eller familj uppskattas mer, och man ägnar gärna lite mötestid till detta.

I Skandinavien och Estland får du inte glömma det personliga utrymmet. Där ska du också vara försiktig med att avbryta och låt bli att tala för högt, något som anses både störande och taktlöst. I Tyskland undviker man gärna känslosamhet och människor från Belarus har en tendens att undvika konflikter och heta diskussioner.

Det där med att passa tider? I Lettland och Polen kan du komma upp till 15 minuter sent utan att höra av dig, men i Danmark och Tyskland skulle det kunna kosta dig affären då det kan tolkas som respektlöshet.

Att ge kritik

Att ge och ta emot feedback är en av de knepigaste delarna i mänsklig kommunikation. Det kommer alltså inte som en överraskning att kritik är en känslig fråga vad det gäller internationella affärsmöten. I affärsmöten bör du vara uppmärksam på den relation du har till motparten. Om du känner dig bekväm med representanter från ett annat land och har kommunicerat med dem tidigare kanske du känner dig mer avslappnad. Men kritik har kulturella aspekter och kan avgöra hur framgångsrikt mötet blir. Estländare uppskattar inte att bli kritiserade i en affärssituation till exempel, men tyskar eller finländare tar gärna feedback om det stöds av fakta. För dem är det ett tecken på uppriktighet som inte ska tas personligt.

Förhandlingsstrategier

Mjuk kontra hård förhandling är ytterligare en del av affärskommunikationen du ska vara uppmärksam på. Tyskar är hårda, tävlingsinriktade förhandlare, men vill trots det inte bli pressade. Att visa otålighet kan bli negativt. Finländare har en mjukare förhandlingsstil, kompromisser och winwin-resultat är viktiga, precis som i Sverige. Om din motpart inte visar känslor, betyder det inte att slaget är förlorat, de behöver bara mer tid att tänka igenom ditt erbjudande.

Letter, Litauer och Polacker föredrar avtal på papper och liksom i grannregionen Belarus, bör du vara mycket detaljerad och specifik när du beskriver ditt erbjudande. Även här ska du dock undvika att pressa dem.

Är alla jämställda?

Att fatta beslut och vem som är ansvarig är några viktiga kulturella aspekter i ett möte och kan avgöra hur det framtida samarbetet kommer att se ut. Det hierarkiska arbetssättet i ett annat land kan ofta kännas svårt för oss svenskar att acceptera när vi jämför med hur vi jobbar i Sverige. Hos oss är ofta ”underordnade” med på möten och har rätt att fatta beslut. I Polen däremot, är ett det helt oacceptabelt och kan till och med ses som en förolämpning mot företagsledare. I Polen är det normalt sett högre chefer och företagsledare med på möten där det handlar om att fatta beslut om möjliga samarbeten. Därför är det viktigt att det är hierarkiskt jämställt på möten – chefer har möten med chefer.

En starkare hierarki finns också i Belarus, Litauen, Lettland och Tyskland, vilket innebär att företag förväntas ha med sig representanter för lika eller liknande positioner till mötet och man ifrågasätter inte auktoritet öppet.

Danskar däremot, värdesätter ett jämlikt arbetssätt vilket innebär att du i ett möte kan träffa både företagsledare och tjänstemän på lägre positioner. I Danmark ska du prata och diskutera med alla på mötet och lyssna på allas åsikt och du kan också ”rätta” chefen om hen säger något som inte stämmer.

Politik är lika med varningsflagga!

Politik och andra internationella relationer är heta ämnen som ofta innebär varningsflaggor. En enda oförsiktig kommentar kan få vilken förhandling som helst att rasa ihop. Om du inte har mycket stor kännedom, ska man helst undvika att diskutera den gemensamma historien med grannländerna i Baltikum och Polen.

I Ryssland är det också bäst att undvika politiska ämnen, och skämta aldrig om ryssar om du inte känner ditt sällskap riktigt bra! Det är nämligen bara ryssar som får skämta om ryssar.

Men det är inte bara i öst det finns kulturella minfält. De finns i stor utsträckning även i de gamla europeiska demokratierna. Tyskar till exempel, tenderar att undvika politiska ämnen, men kan gärna diskutera konst och finkultur. Vi svenskar kan verka väldigt liberala, icke-hierarkiska och öppna på ytan, men om man kritiserar vårt samhälle på något sätt – höjs en varningsflagga! Vi är uppriktigt stolta över vårt demokratiska land. Att ta med sig en engelsk tolk till ett möte i Danmark kan uppfattas som lite oförskämt mot danskarna eftersom de allra flesta kan tala engelska och är stolta över det.

Den här överblicken har sammanställts som en del av IRIS-projektet, finansierat av Interreg Baltic Sea Region programme. I projektet har vi arbetat fram nya verktyg för att stödja innovationskraften hos entreprenörer runt om Östersjön.